Ressourcensparende Modellierung Ihrer Geschäftsprozesse

Konsistente Prozessmodelle sind eine wesentliche Voraussetzung für ein gutes Prozessmanagement. Dieses erfordert jedoch meist neben dem entsprechenden Modellierungs-Know-How auch einen bestimmten Zeit– und Ressourcenaufwand um unternehmensweit einheitliche, semantisch korrekte und logisch stimmende Geschäftsprozessmodelle erstellen zu können. Hierfür benötigen Sie nicht unbedingt eine Prozessmodellierungsabteilung oder müssen auch nicht zwangsläufig umfangreiche Schulungen zur Prozessmodellierung vornehmen. Im Rahmen unseres Serviceangebotes für Geschäftsprozessmanagement, können wir Ihnen dauerhaft die Prozessmodellierungsarbeit abnehmen und damit Ihre Organisation entlasten.

Neue Prozessmodelle

Insbesondere bei neuen Prozessmodellen ist eine gewisse Vorarbeit erforderlich um eine nahtlose Integration des neuen Prozessmodells in die gesamte Prozesslandschaft des Unternehmens zu gewährleisten.

Zunächst ist eine Redundanzprüfung erforderlich, um zu gewährleisten, dass keine Überschneidungen von einzelnen Prozessmodellen oder bestimmten Teilen davon entstehen. Zudem werden hierdurch auch die Schnittstellen des neuen Prozesses mit den bestehenden Prozessen identifiziert und definiert.

Sollten detailliertere Informationen für das zu erstellende Prozessmodell erforderlich sein, können persönliche oder telefonische Interviews durchgeführt werden, um die entsprechenden Informationen zu erheben. Sollten umfangreichere Diskussionen zu einem Geschäftsprozess erforderlich sein, können auch Vor-Ort Workshops durchgeführt werden, in welchem neben der Diskussion auch direkt das Prozessmodell erstellt wird. Hierdurch wird die optimale Einbindung der Fachverantwortlichen und Prozess-Eigner gewährleistet. Die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung dieser Interviews und Workshops kann Ressourcensparend durch S+W vorgenommen werden.

In Abhängigkeit der von Ihnen festgelegten Modellierungsmethode, beispielsweise EPK oder UML, und dem Modellierungssystem, beispielsweise ARIS oder VISIO, nehmen wir nach der entsprechenden vorbereitenden Tätigkeiten, wie beispielsweise der Redundanzprüfung, die Modellierung der Prozesse vor. Sollte die Modellierung in einem Gesamtprozessmodell erfolgen, wie ARIS, wird über ein entsprechendes Berechtigungssystem sichergestellt, dass nur ausgewählte und qualifizierte Mitarbeiter Modellierungszugriff auf Ihre Prozessmodelle haben.

Nach der reinen Modellierung des Geschäftsprozesses können wir zudem definierte Abnahme und Freigabeprozesse unsererseits durchführen. Im Rahmen eines solchen Release-Cycle-Managements verwalten wir für Sie die gestellten Freigabe-Anfragen an die Entsprechenden Reviewer, als auch deren Feedback. Sollten Änderungen erforderlich sein, könnten diese dann unmittelbar modelliert und erneut zur Freigabe versendet werden. Auch kann hierüber die unternehmensweite Verfügbarkeit der Prozesse gesteuert werden, sodass erst nach vollständiger Freigabe eines bestimmten Prozesses, eine interne Publikation des Geschäftsprozesses erfolgt.

Bestehende Prozessmodelle

Geschäftsprozesse unterliegen häufig einem ständigen Wandel. Für ein systematisches Prozessmanagement ist es erforderlich, auch die Veränderungen in den bestehenden Prozessmodellen vorzunehmen, um deren Aktualität zu wahren. Die Verwaltung und Modellierung der Änderungen an Prozessmodellen können Sie durch uns durchführen lassen, sodass die Belastung für Ihr Tagesgeschäft minimiert wird.

Änderungen können daraufhin entweder in Form von Änderungsanfragen oder Änderungshinweisen erfolgen. Im Falle von Änderungshinweisen setzen wir uns aktiv mit dem Process-Owner in Verbindung, um schnell und unbürokratisch die notwendigen Änderungen zu erheben und zu modellieren. Sofern erforderlich, können vor der tatsächlichen Modellierung der Änderungen Ihre Vorgaben bezüglich des Change Managements berücksichtigt werden, beispielsweise durch die Analyse von Schnittstellen und anderen Prozessen, die durch die entsprechende Änderung betroffen sind.

Die Modellierung der Änderungen erfolgt in dem von Ihnen verwendeten Prozessmanagementsystem und mit der von Ihnen ausgewählten Methodik. Zudem wird auch die Änderung an dem Prozessmodell an sich Dokumentiert, wodurch die Versionskontrolle gewährleistet wird.

Nicht zuletzt können auch bei der Modellierung von Prozessänderungen die Freigabeprozesse des Release-Cycle-Managements berücksichtigt werden. Sodass auch die inhaltliche Richtigkeit der aktuellen Prozesse durch den Prozess-Eigner gewährleistet ist.

Insgesamt werden hierdurch für die kontinuierliche Aktualisierung lediglich interne Mitarbeiter für den inhaltliche Konzeption benötigt. Jedoch sind kein internes Know-How und interne Mitarbeiter für die tatsächliche Modellierung, des Change Managements und Release-Cycle-Managements erforderlich.