Kontinuierliche Aktualisierung Ihrer Geschäftsprozesse

Die initiale Modellierung Ihrer Geschäftsprozesse ist ein wichtiger Schritt für ein nachhaltiges Prozessmanagement. Im Zeitverlauf könnten jedoch interne und externe Veränderungen dazu führen, dass eine Anpassung der Geschäftsprozesse erforderlich ist. Solche Anpassungen erfolgen in der Praxis meist sehr rasch, sodass die dokumentierten Geschäftsprozesse nicht mehr den tatsächlichen Geschäftsprozessen entsprechen. Zudem ist es sich auch für ein kontinuierliches und nachhaltiges Prozessmanagement erforderlich, die einmal dokumentierten Prozesse in regelmäßigen Abständen auf Richtigkeit und mögliches Optimierungspotenzial hin zu überprüfen. Diese regelmäßigen Process-Reviews können durch S+W übernommen werden, sodass Ihre Organisation nicht durch das Process-Review-Management belastet wird.

Identifikation fälliger Process-Reviews

Kontinuierlich erfolgt die Identifikation von Prozessmodellen, für die eine Überprüfung durch den Prozess-Eigner erforderlich ist. Dafür ist die festgelegte Review-Frequenz als auch der Zeitpunkt des letzten durchgeführten Process-Reviews maßgeblich. Diese identifizierten Prozesse stellen die Ausgangsbasis der bevorstehenden Aufgaben für jeden Process-Owner dar.

Process-Owner Benachrichtigung

Auf Grundlage der identifizierten Process-Reviews erfolgt die Benachrichtigung der entsprechenden Process-Owner. Hierbei kann in Abstimmung mit Ihnen auch ein Workload-Balancing erfolgen, um eine optimale Entlastung der im operativ tätigen Process-Owner zu erziehlen. Hierbei werden die bevorstehende Process-Reviews möglichst gleichmäßig über das Jahr verteilt, sodass der Process-Owner beispielsweise lediglich max. 5 Process-Reviews pro Woche durchzuführen hat. Dadurch wird eine für den Process-Owner unangenehme Häufung von Process-Reviews in bestimmten Phasen, wie beispielsweise zum Jahresende vermieden. Letztlich kann hierdurch auch eine bessere Qualität der Process-Reviews erzielt werden, da eine geringere Zahl von Process-Reviews über das Jahr verteilt besser in das operative Tagesgeschäft des Process-Owners integriert werden können.

Die Benachrichtigung der Process-Owner erfolgt dabei per E-Mail, kann auf Wunsch jedoch auch mit anderen Medien erfolgen, sofern hierdurch eine höhere Akzeptanz bei dem Process-Owner erzielt werden kann. In dieser Benachrichtigung wird dem Process-Owner eine Möglichkeit gegeben, seine Rückmeldung für den Process-Review so einfach wie möglich durchzuführen.

Process-Review Follow-Up

Nach dem Versand der Benachrichtigung des Process-Reviews kann in einigen Fällen die erwünschte Rückmeldung aus bleiben. Hierdurch besteht die Gefahr, dass ein Process-Review unterbleibt, sofern diese nicht systematisch nachverfolgt werden. Neben dem Follow-Up per E-Mail können wir auch ein telefonisches oder persönliches Follow-Up vornehmen, um zu allen Process-Reviews eine Rückmeldung zu erhalten.

Feedback-Verwaltung

Sofern die Rückmeldungen zu den Process-Reviews erfolgen, erfolgt die Erfassung dieser Rückmeldungen in einem einheitlichen System. Sofern der Process-Owner den geprüften (Teil-)Prozess als aktuell und richtig bewertet, wird der entsprechende Process-Review abgeschlossen. Sind in dem Prozess Anpassungen erforderlich, entsteht eine Schnittstelle zur Prozessmodellierung bzw. zum Change Management. In diesem Fall wird der durchgeführte Process-Review erst als erfolgreich abgeschlossen, wenn die notwendigen Änderungen im Geschäftsprozess eingearbeitet und freigegeben sind.

Hierdurch kann jederzeit ein Überblick über den aktuellen Status der Process-Reviews erstellt werden. Hieraus kann beispielsweise ein Management-Report generiert werden.

Eskalationsmanagement

Neben der Organisation und Verwaltung der Process-Reviews kann S+W auch als neutrale Instanz die Abwicklung von Eskalationsprozessen vornehmen. Hierbei erfolgt eine Abstimmung mit Ihnen, nach welcher Frist, welche Eskalationsstufe und welche Eskalationsinstanz einzuleiten ist. Die Eskalationsmeldung kann dabei per E-Mail erfolgen, in der der gesamte bisherige Verlauf des entsprechenden Process-Reviews für die Eskalationsinstanz sichtbar ist.

Auch hierrüber können wiederrum Auswertungen erstellt werden, um das Ausmaß der eingeleiteten Eskalationsstufen in der Gesamtbetrachtung transparent zu machen.

Insgesamt kann S+W durch die Abwicklung des Process-Review-Managements den Aufwand für Ihre Organisation auf ein Minimum begrenzen und kann als neutrale Instanz die Eskalationsstufen einhalten.